WhatsApp Business: Todo lo que necesitás saber

Breve introducción

¿Sabías que el número de empresas en el mundo aumenta constantemente? 

Cada día surgen nuevas ideas en la mente de las personas, que con el tiempo se traducen en negocios con una identidad propia. Y ante esta situación, nadie puede dejar de lado el hecho de que encontrar una manera de destacarse permite sacar grandes ventajas.

Una de las claves para marcar la diferencia es saber ponerse en la piel del cliente. Escuchar qué necesita, hablarle con propiedad, y atenderlo de una forma profesional. La comunicación y la atención al cliente juegan un papel cada vez más importante en el campo empresarial.

Esta puede parecer una tarea no del todo sencilla. Sin embargo, en la actualidad debemos estar agradecidos porque tenemos a favor la tecnología

El mundo tecnológico se desarrolla cada día más, dejando a su paso herramientas de todo tipo. Para cada problema que tengamos en mente, seguro alguien ya pensó en una solución. Y si ese no es el caso, tarde o temprano sucederá.

Hoy queremos hablarte de WhatsApp Business, una herramienta que para algunos puede resultar desconocida, pero que últimamente está en boca de todos.

A continuación te enseñaremos absolutamente todo lo que necesitás saber acerca de esta aplicación. Haremos una revisión detallada pero fácil de leer, que abarca desde cómo configurar tu cuenta hasta algunos consejos que pocos conocen.

¡Si sos dueño de un negocio o empresa definitivamente no podés perderte esta información!

¿Qué es WhatsApp Business?

WhatsApp Business es una herramienta de mensajería desarrollada por Facebook en el año 2017, diseñada especialmente para las pequeñas y medianas empresas. Al igual que WhatsApp, esta aplicación es completamente gratuita, pero se diferencian en algo muy concreto: WhatsApp Business tiene como finalidad principal darle un enfoque mucho más profesional y práctico a la comunicación empresarial.

Con más de mil millones de usuarios registrados a nivel mundial, está más que claro que WhatsApp es el rey indiscutido de las aplicaciones de mensajería. Por esta razón, creemos que WhatsApp Business representa una ventaja y una oportunidad increíble para conectarnos, conversar y atender a nuestros clientes de manera simple y formal.

El siguiente es un gráfico reciente que nos muestra cuáles son las aplicaciones de mensajería más utilizadas en la actualidad a lo largo del mundo:

aplicaciones de mensajería más utilizadas

No hace falta decir que aprender a usar WhatsApp Business y Facebook Messenger se está volviendo una necesidad cada vez más urgente para toda empresa.

Afortunadamente estamos acá para ayudarte y enseñarte todo lo que sabemos. Esperamos que leyendo los siguientes párrafos puedas despejar todas tus dudas con respecto a la aplicación de mensajería más poderosa del mundo.

¿Cómo instalar WhatsApp Business?

Lo primero que debemos hacer es descargar la aplicación. Aquellos que tengan sistema operativo Android deberán buscarla en el Google Store, y aquellos que tengan iOS deberán hacerlo en el App Store.

Una vez descargada e instalada, requerimos un número de línea exclusivo para poder usar WhatsApp Business. Esta parte es muy importante, ya que tendremos que decidir entre dos opciones posibles:

  • La primera alternativa es utilizar para WhatsApp Business el mismo número que usamos para WhatsApp. Pero cuidado, porque hacer esto implica que toda la información contenida en WhatsApp (datos de contactos, chats, almacenamiento) pasará a WhatsApp Business. En otras palabras, dejaremos de usar WhatsApp por completo para tener tanto nuestra cuenta personal como nuestra cuenta empresarial en WhatsApp Business. Si optamos por esta opción, ya no habrá vuelta atrás, por lo cual recomendamos pensarlo dos veces…

  • La segunda alternativa es adquirir un nuevo número de línea compatible con nuestra compañía de telecomunicaciones (Movistar, Personal, Claro, etc). Y acá permitinos darte un consejo: en lugar de abonar mensualmente un plan para utilizar dicho número, nosotros recomendamos comprar un chip prepago. Suelen ser muy baratos y funcionan perfectamente. Pero cuidado, antes de optar por esta opción, debes asegurarte de que el teléfono donde vayas a introducir el chip sea “Multi SIM” (es decir, que permita al mismo tiempo dos o más tarjetas SIM).

 

Luego de optar por una de las dos alternativas, lo siguiente será abrir WhatsApp Business e introducir el número de línea que vayamos a utilizar. En cuestión de segundos nos llegará un mensaje a dicho número, con un código que tendremos que poner en la aplicación. Hecho esto, debemos poner el nombre de nuestra empresa.

Por último, tendremos que decidir si le damos permiso o no a la aplicación de acceder a los contactos que tenemos agendados en el teléfono. Personalmente, recomendamos concederle el permiso, ya que la única implicancia que tiene es que los contactos que nos aparecen en WhatsApp, ahora también nos aparecerán en WhatsApp Business. 

Sin embargo, si preferís que los contactos de WhatsApp no aparezcan en WhatsApp Business, te recomendamos descargar alguna aplicación para agendar contactos (distinta a la que viene por defecto con el teléfono), agendar allí tus contactos empresariales, y darle acceso a WhatsApp Business de acceder a ella. De esta forma, podrás tener los contactos diferenciados.

Y eso es todo. Siguiendo los pasos mencionados podrás instalar WhatsApp Business correctamente y sin ningún tipo de problema.

Herramientas de WhatsApp Business

Mensajes de bienvenida

Podemos redactar un mensaje personalizado que se envíe automáticamente cuando un cliente nos hable por primera vez. Esto es de gran ayuda si son varias las personas que se comunican con nosotros diariamente.

Mensajes de ausencia

Esta herramienta es muy útil, ya que nos permite predeterminar un mensaje que se enviará cada vez que un cliente nos hable fuera del horario de atención de nuestra empresa, o bien cuando simplemente no podamos contestar el teléfono. Funciona de manera similar al mensaje de bienvenida.

Respuestas rápidas

Podemos configurar varios mensajes que se enviarán con sólo apretar un botón. De esta manera tenemos la posibilidad de ahorrar mucho tiempo, sobre todo en los casos en que debemos responder a varios clientes al mismo tiempo.

Acceso a estadísticas

Con WhatsApp Business, a diferencia de WhatsApp, podremos medir los datos de nuestras conversaciones. Veremos las estadísticas de: mensajes enviados, mensajes entregados, mensajes leídos y mensajes recibidos. Poder contar con esta información es muy útil si hacemos uso con regularidad de cadenas de mensajes.

Etiquetas

La aplicación nos permite clasificar o categorizar a los usuarios con distintas etiquetas, algo extremadamente útil para organizarnos y seguir en todo momento el proceso de captación de clientes. 

Enlace directo nuestro chat

Podemos colocar un link en diferentes sitios, el cual redirecciona al usuario directamente a una conversación con nuestra empresa. Esto representa una gran oportunidad para simplificar los tiempos de espera y generar una comunicación más directa. Esta herramienta es ideal para integrar WhatsApp Business a nuestra página web o a un anuncio publicitario.

Perfil de empresa

Con WhatsApp Business, a la hora de configurar nuestro perfil, tenemos unas cuantas alternativas más con respecto a WhatsApp. No sólo podemos poner el nombre de nuestra empresa, una foto y una descripción, sino que podemos también aclarar qué tipo de empresa es, poner nuestros horarios de atención, poner nuestro email, y enlazar nuestra página web.

Catálogo de productos

Esta es otra de las herramientas más destacadas. Con WhatsApp Business tenemos la posibilidad de armar y enseñar a los usuarios un catálogo con nuestros productos o servicios. Esto brinda a los clientes información sobre nuestro negocio de manera profesional y ordenada. Además, dentro del catálogo podemos asignar imágenes, precios, descripciones y enlaces.

Beneficios de usar WhatsApp Business

Si bien todas las herramientas mencionadas en el punto anterior revelan la enorme ventaja que implica usar WhatsApp Business , a continuación te brindamos algunos motivos adicionales por los cuales creemos que dicha aplicación es la mejor opción:

Aspecto profesional

El simple hecho de utilizar WhatsApp Business para comunicarnos con nuestros clientes le da a nuestra empresa un carácter mucho más serio, formal, y profesional.

Información completa

Permite a los usuarios observar, de manera simple y ordenada, toda la información que necesitan conocer acerca de nuestro negocio o empresa.

Organización

Tener la posibilidad de diferenciar nuestra comunicación personal (WhatsApp) de nuestra comunicación empresarial (WhatsApp Business), logra que estemos mucho mejor organizados y enfoquemos nuestros esfuerzos de manera eficiente.

WhatsApp es un medio de comunicación universal

Lo sabemos nosotros, lo sabés vos, y lo saben todos. WhatsApp es la herramienta de mensajería más conocida y utilizada en todo el mundo. Este factor, sin lugar a dudas, aumenta considerablemente nuestro alcance y nuestras posibilidades de conseguir nuevos clientes.

Comunicación rápida

A diferencia de otros medios de comunicación, como por ejemplo el correo electrónico o las redes sociales, la velocidad de contacto es mucho más rápida en WhatsApp. Esto es así por el simple hecho de que esta aplicación está específicamente diseñada para eso, enviar y responder mensajes en cuestión de segundos. Y si a ello le sumamos la posibilidad que tienen los usuarios de hacer click en un enlace de Internet e inmediatamente poder escribirnos, queda en evidencia lo veloz que resulta la comunicación por este medio.

Como Email Marketing pero mejor

Contar con la posibilidad de enviar cadenas automatizadas de mensajes a un número masivo de personas es una ventaja. Pero si a eso le sumamos el tener una apertura (es decir, quienes abren y ven nuestro mensaje) de más del 95% con los suscriptores, podemos decir que estamos en frente de una increíble herramienta.

En caso de que te preguntes ¿Qué es el Email Marketing?, podés hacer click en el enlace. Te invitamos a visitar nuestra página donde explicamos todo acerca del tema.

WhatsApp es simple

No hay cosa más agradable para un consumidor que lo simple. Para un cliente, tener la posibilidad de ponerse en contacto con una empresa sin estresarse ni pensar demasiado, siginifica mucho. WhatsApp cumple con este requisito. Su fama mundial y su sencillez hizo que personas de todo tipo logren adaptarse a ello. Hoy en día, tanto niños pequeños como adultos muy longevos son capaces de abrir la aplicación y enviar unos cuantos mensajes sin ninguna dificultad. Es por esta razón que, a través de WhatsApp Business, las empresas tienen la posibilidad de lograr una comunicación con los usuarios mucho más cómoda para ambas partes.

Preguntas frecuentes

¿Hay que pagar para usar WhatsApp Business?

No. WhatsApp Business es una aplicación completamente gratuita tanto en su descarga como en su utilización.

¿Se puede usar el mismo número de teléfono en WhatsApp y en WhatsApp Business?

Sí, pero hacerlo implica trasladar toda la información, datos de contacto y chats desde WhatsApp a WhatsApp Business. Por lo tanto, podríamos contar con los beneficios de WhatsApp Business pero nuestro WhatsApp quedaría obsoleto. En la segunda sección de este post explicamos detalladamente las posibilidades que tenemos a la hora de instalar la aplicación.

¿Es necesario pagar un plan o abono mensual por servicio de línea para utilizar WhatsApp Business?

No, tal como explicamos en la segunda sección de este post, podemos simplemente comprar un chip prepago con un nuevo número de línea. Eso sí, el teléfono donde introduciremos el chip debe admitir dos o más tarjetas SIM.

¿Se puede abrir WhatsApp Business en más de un celular a la vez?

No. Sólo es posible utilizar WhatsApp Business en un único teléfono celular. Sin embargo, también podemos ingresar desde una computadora.

¿Se puede abrir WhatsApp Business en el celular y en la computadora a la vez?

Sí, para hacerlo sólo debemos ingresar a https://web.whatsapp.com/ desde nuestra computadora, donde nos aparecerá un código QR que debemos escanear con nuestro teléfono. Para escanearlo, debemos abrir WhatsApp Business desde el celular, apretar los tres puntos de arriba a la derecha, y seleccionar la opción “WhatsApp Web”.

¿Cómo abrir WhatsApp Business en una computadora que no es mía?

Esto es muy útil si queremos que una persona que no está con nosotros abra la aplicación. La manera más fácil de hacerlo es que dicha persona nos comparta en tiempo real la pantalla de su computadora con el código QR, y nosotros escanearlo con nuestro celular. Esto se puede lograr utilizando plataformas de videollamadas o reuniones virtuales, como por ejemplo Zoom, Discord o Hangouts.

¿Cuántas personas pueden manejar a la vez una misma cuenta de WhatsApp Business?

Solamente dos personas. Una desde un celular, y la otra desde una computadora. Si intentamos hacer lo que explicamos en la pregunta anterior con más de una persona, la aplicación se cerrará automáticamente para la persona que ingresó primero. 

Para editar el catálogo debemos primero abrir la aplicación, apretar los tres puntos de arriba a la derecha, seleccionar “Ajustes”, apretar en “Ajustes de empresa”, y seleccionar la opción “Catálogo”.

Para armarlo correctamente debemos ir agregando uno por uno nuestro productos o servicios y completando la información correspondiente (nombre, imagen, descripción y enlace). Es importante saber que el último producto o servicio que añadimos al catálogo se mostrará arriba de todo, por lo tanto, si buscamos ahorrar tiempo lo recomendable es primero decidir o imaginar previamente el orden que deseamos que tenga nuestro catálogo.

A la hora de añadir productos y servicios al catálogo, debemos tener en cuenta que hay que respetar unas cuantas normas o requisitos impuestos por WhatsApp. Pero lo bueno es que si hay algo que estamos haciendo mal (como por ejemplo publicando un producto ilegal, o poniendo una imagen con demasiada resolución), la aplicación nos lo hará saber casi al instante.

Sin embargo, en algunos casos ocurre un error (a nosotros nos pasó) donde el producto o servicio que publicamos en el catálogo se queda “en revisión” por siempre. Esto no significa que no estemos cumpliendo las normas, sino que simplemente la aplicación se bugueó. Para solucionarlo debemos eliminar dicho producto o servicio del catálogo y volverlo a añadir manualmente.

¿Cómo vincular WhatsApp Business con páginas de Facebook?

Para vincular nuestra cuenta de WhatsApp Business con nuestra página de Facebook simplemente debemos abrir la aplicación, apretar los tres puntos de arriba a la derecha, apretar en “Ajustes”, seleccionar “Ajustes de empresa”, y apretar donde dice “Cuentas vinculadas”. Allí podremos vincular nuestras cuentas y, si lo deseamos, sincronizar los datos.

¿Para qué sirve vincular WhatsApp Business con una página de Facebook?

Vincular nuestra cuenta de WhatsApp Business con nuestra página de Facebook es de mucha utilidad, ya que nos permite poner en nuestro perfil de WhatsApp un enlace directo a nuestra página de Facebook. Además, nos da la posibilidad de sincronizar todos los datos entre ambas cuentas, para poder organizarnos mejor y no tener que trabajar demás cuando haya que hacer actualizaciones. 

¿Cómo añadir una cuenta de WhatsApp Business a una página de Facebook?

Debemos apretar el botón de “Información” dentro de nuestra página de Facebook, y una vez dentro, apretar “Añadir número de WhatsApp”.

¿Para qué sirve añadir una cuenta de WhatsApp Business a una página de Facebook?

La ventaja de hacer esto, es que nos brinda la posibilidad de añadir un botón que redireccione a los usuarios directamente a una conversación con nuestra empresa. Este botón podrá incluirse tanto en el perfil de nuestra página como en los anuncios publicitarios que llevemos a cabo.

¿Qué es Facebook Portal?

Facebook Portal es una nueva plataforma de dispositivos hardware, que van desde altavoces inteligentes con pantalla, hasta un accesorio para la TV con soporte Alexa y multitud de opciones de conectividad con Facebook. Es un producto pago y sirve para compartir la reproducción de vídeos, hacer videollamadas y mucho más. En la actualidad tenemos la ventaja de vincular Facebook Portal con WhatsApp Business.

¿Qué es WhatsApp API?

WhatsApp API es una tercera herramienta de mensajería que nos brinda WhatsApp, diseñada especialmente para medianas y grandes empresas. A diferencia de WhatsApp y WhatsApp Business, esta aplicación no es gratuita, sino debemos pagar para acceder a la mayoría de las funciones. Sin embargo, provee al usuario con muchos más beneficios y posibilidades sofisticadas, como por ejemplo enviar y recibir mensajes mediante programación, así como integrar este flujo de trabajo con tus propios sistemas (por ejemplo CRM, plataformas de centros de contacto, entre otros).

Conclusión final

En un mundo donde la tecnología avanza a pasos agigantados, es importante seguir siempre las tendencias y adaptarnos rápidamente a los cambios. La comunicación entre las empresas y los clientes es cada vez más trascendental.

Hoy en día, WhatsApp es la herramienta de mensajería por excelencia. No sólo es rápida, segura y sencilla, sino que además es comprendida por la mayor parte de la población mundial. Todo esto significa una enorme oportunidad para los empresarios de marcar la diferencia.

Tanto nosotros como la gran mayoría de los usuarios recomendamos firmemente usar WhatsApp Business. Es la posibilidad perfecta de subir de nivel y destacarnos del resto.
Si sos dueño de una empresa y todavía no utilizas WhatsApp Business…¿Qué estás esperando?

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